7 Schritte zum eigenen Mikrometeorit: Schritt 2 – Falls notwendig, eine Betretungsgenehmigung für die Beprobung einholen

Wer eine Dachrinne eines Einfamilienhauses beproben möchte, braucht womöglich nur den Nachbarn zu fragen oder kann am eigenen Haus tätig werden. Wer ein Flachdach einer gewerblichen Anlage oder einer behördlichen Einrichtung beproben möchte, der hat einen etwas aufwendigeren Weg zu gehen.
Denn dazu braucht man nicht nur die Erlaubnis des Eigentümers, sondern muss in der Regel auch den Zutritt von diesem organisiert bekommen. Doch wen fragt man und wie fragt man?
Ich versuche hier auf Basis von 2 Jahren Erfahrung (etwa 30 Anfragen) und Eindrücken aus meinem eigenen Berufsumfeld in einem Unternehmen, einige Empfehlungen abzuleiten. Es mag aber durchaus ganz andere Wege geben, zum Erfolg zu kommen.

Wen fragt man?

Kennt man jemanden im Unternehmen persönlich, so sollte man den Kontakt nutzen, um in Erfahrung zu bringen, wer der richtige Ansprechpartner ist. Wenn man niemanden kennt, so bleibt der Blick ins Internet, wo heute fast jedes Unternehmen eine Präsenz hat. Im Impressum ist angegeben, wer das Unternehmen vertritt, sprich die Geschäftsführung, die Konzernleitung o. Ä. Ist diese auch im Gebäude angesiedelt, für das man die Anfrage stellt, dann empfiehlt es sich, die Anfrage dorthin zu richten. Denn in der Regel hat die Geschäftsführung auch darüber zu befinden, ob man sich der Anfrage annimmt oder nicht. Oft wird sie die Organisation dann an den technischen Leiter, Hausmeister, Facility Manager oder jemanden anderes delegieren. In Fällen, wo die im Impressum genannte Geschäftsleitung an einem anderen Standort angesiedelt ist, empfehle ich, stattdessen den Standortleiter namentlich ich in Erfahrung zu bringen, z. B. indem man bei der Information des Unternehmens anruft. Die Chance, dass sich eine nicht am Standort angesiedelte Leitung der Anfrage annimmt oder diese entsprechend weiterleitet, halte ich für eher gering, allerdings habe ich dazu keine Erfahrungen.

Anrufen, E-Mail oder Brief?

Die meisten Anträge habe ich per Brief gestellt, deshalb weil mir in der heutigen E-Mail-Flut ein Brief seriöser und beantwortenswerter vorkommt als eine E-Mail. Außerdem ist die ganze Anfrage natürlich erläuterungsbedürftig und das Lesen eines Briefes empfinden viele als angenehmer verglichen mit dem Lesen einer langen E-Mail. Auch gibt es in der Briefpost keinen Spam-Filter.
Es gibt zwei Fälle, wo ich im ersten Jahr einen Antrag per E-Mail gestellt hatte, ohne Resonanz, und im zweiten Jahr die gleiche Anfrage nochmal an die gleichen Adressaten per Brief wiederholt habe und dann in beiden Fälle auch die Zusage erhalten habe.
Den Weg der telefonischen Anfrage habe ich nicht verfolgt, aus dem Grund, weil ich selbst sehr ungern Entscheidungen auf Basis mündlicher Informationen am Telefon treffe und annehme, dass dies auch für viele andere gilt.
Der Euro für eine Anfrage per Post ist also vermutlich gut investiert. Allerdings sollte die Anfrage per Post auch die richtigen Informationen enthalten.

Was schreibt man?

Vielleicht versucht man sich zunächst mal in die Person hineinzuversetzen, an die man die Anfrage stellt: Typischerweise ein Geschäftsführer eines mittleren Unternehmens, viel Stress, viel Verantwortung, ständige Zeitknappheit, vorrangig die Belange des Unternehmens im Kopf. Was würde diese Person lesen wollen, um dem Brief Beachtung zu schenken, sich dann dazu zu entscheiden, für die Organisation Personal abzustellen, und zudem noch ein Risiko in Kauf zu nehmen, dass bei der „Dachbegehungen“ vielleicht irgendetwas passieren könnte, was ihn Schwierigkeiten beschert?
Ich kann diese Frage zwar nicht beantworten aber grundsätzlich habe ich mit folgenden Dingen positive Erfahrungen gemacht:

  • Das Thema Mikrometeorite finden grundsätzlich viele interessant und spannend, nachdem man es Ihnen erläutert hat, denn viele könne mit dem Begriff erstmal wenig anfangen und haben auch keine Vorstellung davon, wie eine Beprobung abläuft. Das Thema hat also eine gute Chance, Interesse zu wecken. Entsprechend sollte man im Antrag kurz skizzieren: Was sind Mikrometeorite? Wo findet man Sie? Wozu dient die Suche? Was konkret hat man auf dem Dach vor?
  • Wenn die Suche nicht nur reine Privatsache ist sondern irgendeinen öffentlichen Nutzen hat, so sollte man dies hervorheben: Arbeit man in einem Projekt mit anderen zusammen? Kooperiert man mit einer Universität oder einer anderen Forschungseinrichtung? Teilt man die Ergebnisse in irgendeiner Form der Öffentlichkeit mit oder tragen die Ergebnisse etwas zur Forschung bei? All dies dürfte sich positiv auf die Chance einer Zusage auswirken.
  • Nicht schaden wird es, wenn man im Antrag Seriosität und Sicherheitsbewusstsein erkennen lässt. Man sollte seine vollständigen Kontaktdaten angeben (Adresse, E-Mail und Telefon) und deutlich machen, dass man sich möglichen Gefahren bei Arbeiten auf einem Dach bewusst ist.

Wenn man viele Anfragen schreibt, dann kann es hilfreich sein, Anschreiben und Projektskizze zu trennen. Das Anschreiben gestaltet man individuell, spricht dort den ermittelten Ansprechpartner persönlich an und geht auf die Verhältnisse zum Unternehmen bzw. zum angefragten Dach ein. In der Projektskizze stellt man für alle Anfragen gleichermaßen, das Thema und die Ziele vor.

Was kommt nach dem Abschicken des Antrags?

Dann heißt es erstmal: Geduld haben. In meinen Fällen reichte die Zeitspanne der Rückmeldung von 2 Tagen (inkl. Postweg) und 51 Tagen. In knapp der Hälfte der Fälle kam gar keine. Bei den Rückmeldungen waren Absagen die Ausnahme. Fast alle Rückmeldungen erfolgen per E-Mail und zwar oft in der Form, dass der Kontakt zu der Person im Unternehmen hergestellt wurde, mit der man das weitere Vorgehen und den Termin abstimmen soll. Meist erhält man dann auch gleich die Telefonnummer und kann dann alles weitere kurzfristig mündlich miteinander abstimmen.
Erhält man keine Rückmeldung, dann kann es sinnvoll sein, telefonisch noch einmal nachzuhaken, z. B. indem man die Info anruft und nachfragt, ob der Brief angekommen ist. Zwar hatte dies bei mir nicht dazu geführt, eine Zusage zu bekommen, aber man erfährt unter Umständen die Gründe, warum man keine Rückmeldung erhalten hat. So liegt beispielsweise gelegentlich die Situation vor, dass das Unternehmen in der angefragten Immobilie lediglich Mieter ist und daher nicht über den Antrag entscheiden kann.
Ich empfehle, alle verschickten Anfragen inkl. Ansprechpartner tabellarisch festzuhalten, damit man auch später schnell im Blick hat, wen man wann angeschrieben hat und wer sich wann zurück gemeldet hat.

Und noch ein Hinweis zum Schluss: viele freuen sich auch über eine Rückmeldung, ob man fündig geworden ist in der genommenen Probe.

Viel Erfolg!